Términos y condiciones

1. Proveedor y canales de atención

ATALAIA es el servicio de software prestado por FIX & LOGIC SAS, NIT 902.100.043-8, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, y dirección Cr 28 B No. 71 A 29. La denominación ATALAIA identifica el producto; el proveedor contractual es FIX & LOGIC SAS.

Para soporte, comunicaciones contractuales, peticiones, quejas y reclamos puede escribir a esteban.mogollon@ilogic.global. También puede comunicarse al teléfono +57 305 8656184. El cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto y designar a quienes puedan administrar su cuenta y sus condiciones comerciales.

2. Contratación y documentos aplicables

El cliente es la persona natural o jurídica que contrata el servicio. Quien contrate en nombre de una organización debe estar facultado para representarla. El contrato se celebra mediante aceptación expresa de una propuesta, orden de servicio o mecanismo electrónico que identifique las condiciones aceptadas. La simple visita al sitio o la solicitud de una cotización no crean una obligación de pago.

Se aplican las condiciones particulares expresamente aceptadas, estos términos y la política de tratamiento de datos. El acuerdo de tratamiento de datos que suscriban las partes regula específicamente el tratamiento por cuenta del cliente. Las condiciones particulares prevalecen en los aspectos comerciales que regulen expresamente; ninguna estipulación desplaza normas imperativas ni derechos de los titulares. Conocer una política de privacidad no sustituye la autorización de tratamiento cuando sea exigible.

3. Alcance del servicio

ATALAIA permite organizar procesos, consultar las fuentes habilitadas, detectar y resumir novedades y gestionar información de la cartera. Las funciones de equipo, CRM, agenda y asistencia con inteligencia artificial dependen del plan y de los servicios contratados. La vigilancia y la asistencia tecnológica no incluyen representación judicial.

• Proceso activo: proceso incorporado a la cartera con seguimiento habilitado.
• Fuente habilitada: portal o publicación incluido en la cobertura y activado para la cuenta.
• Vigilancia programada: revisión automática según la frecuencia efectiva del proceso.
• Consulta manual: revisión solicitada por un usuario fuera del ciclo programado.
• Novedad detectada: información identificada frente a los registros disponibles de revisiones anteriores; no necesariamente una actuación publicada ese mismo día.
• Reintento técnico: repetición para completar o corregir una consulta, que no representa por sí misma un nuevo servicio facturable.

El seguimiento comienza cuando se activa el proceso y se dispone de información suficiente para intentar su consulta en las fuentes habilitadas. También puede incluir búsquedas de procesos pendientes de aparecer en consulta pública. No se garantiza reconstruir toda la historia del expediente ni acceder a información reservada o que la fuente no permita consultar.

4. Fuentes, resultados parciales y límites

En Colombia, la cobertura puede comprender CPNU, SAMAI, TYBA, SIUGJ y micrositios de despachos, según la contratación y la disponibilidad de cada fuente. Para otros países, únicamente se incluyen las fuentes expresamente ofrecidas. La consulta depende de que el identificador sea adecuado y de los requisitos técnicos y de acceso de la fuente.

Un resultado puede indicar información encontrada, ausencia de coincidencias, información parcial o indisponibilidad. Sin coincidencias no acredita que un proceso no exista. Un resultado parcial puede contener la identificación del expediente aunque no sea posible cargar sus actuaciones o documentos. Debe revisarse el alcance y la fecha de la consulta.

Los portales oficiales pueden presentar caídas, demoras, restricciones, cambios o errores. ATALAIA debe gestionar las incidencias que le correspondan e informar las interrupciones relevantes de fuentes incluidas de las que tenga conocimiento. No controla la publicación del despacho ni convierte una respuesta incompleta en una certificación de inexistencia.

5. Frecuencia y avisos

La vigilancia programada se ejecuta en ciclos nocturnos, con una frecuencia de uno a cinco días hábiles por semana, de lunes a viernes. Los festivos se trasladan al siguiente día hábil conforme al calendario aplicable. Los horarios y períodos de cobro de la operación colombiana se interpretan en la zona horaria de Bogotá.

La frecuencia puede establecerse para la cuenta y por etapa procesal. Si existe una configuración particular del proceso, esta prevalece sobre la de su etapa; en ausencia de ambas se aplica la del plan. Solo los roles autorizados pueden modificarla. Una frecuencia menor implica intervalos mayores entre revisiones; no equivale a vigilancia continua.

Los avisos dependen también de los destinatarios configurados y de la entrega del correo. El cliente debe revisar la plataforma, mantener actualizados sus destinatarios y verificar los canales oficiales. ATALAIA no sustituye las notificaciones judiciales ni el cómputo profesional de los términos procesales. No ofrece actualización instantánea ni un porcentaje de disponibilidad o tiempo de respuesta garantizados salvo acuerdo expreso.

6. Inteligencia artificial y revisión profesional

La clasificación de urgencia, los resúmenes, las respuestas de LUCIA y los borradores son ayudas tecnológicas que pueden contener omisiones o errores. Los criterios configurados por el cliente orientan la clasificación, pero no la convierten en un dictamen. El profesional debe verificar las fuentes, el contexto, las citas y los documentos antes de actuar o presentar un escrito. ATALAIA no asume la dirección jurídica del asunto.

El uso de estas ayudas no elimina las obligaciones del proveedor por el funcionamiento del servicio contratado, la seguridad o la protección de datos. Los análisis automáticos propios de la vigilancia están incluidos en ella; los servicios adicionales de IA se sujetan a sus condiciones y consumos específicos.

7. Cuenta, usuarios y uso permitido

• El cliente debe aportar identificadores y datos correctos, y tratar información sobre una base jurídica válida, respetando las restricciones de cada expediente.
• Debe administrar los permisos de su equipo, custodiar las credenciales y comunicar accesos no autorizados de los que tenga conocimiento.
• Debe contar con autorización u otra habilitación legal cuando corresponda para cargar documentos, registrar contactos y configurar destinatarios de resúmenes.
• No puede eludir controles de seguridad, acceder a otras cuentas, introducir contenido ilícito o revender el acceso sin acuerdo con el proveedor.

El cliente conserva sus derechos sobre sus documentos y contenidos. Autoriza su tratamiento en la medida necesaria para prestar el servicio solicitado, sujeto a la confidencialidad y a la normativa aplicable; no concede una licencia general de explotación comercial.

8. Planes, capacidad y cobro

La propuesta o contratación aceptada identifica el plan, su capacidad, fuentes, frecuencia, tarifa, impuestos, modalidad de pago y fecha de inicio del cobro. La capacidad del plan y el volumen de procesos efectivamente vigilados son conceptos distintos. Las bolsas mensuales se calculan sobre el cupo del plan cuando así lo define el catálogo, y no sobre el consumo efectivo del cliente.

Las familias corporativas Base (PB) y Full Enterprise (PFE) se organizan por rangos. El catálogo y la propuesta identifican el rango contratado y, cuando se negocie, el rango tarifario aplicado. El código del plan y sus bolsas corresponden al rango aceptado en la propuesta; el cobro sobre el volumen efectivo no exige llenar ese cupo.

Cobertura, frecuencia y prorrateo

La cobertura comprende la vigilancia programada y las consultas manuales incluidas. Las consultas extraordinarias de soporte, pruebas, correcciones y reintentos no generan cargos adicionales. La cobertura se prorratea por tiempo activo y días reales del mes, en hora de Bogotá; cada período se redondea al centavo y el total suma su detalle. La frecuencia y las fuentes modifican la proyección conforme a la tarifa contratada.

Desactivar una fuente detiene su cobertura y su acumulación desde ese momento. En la configuración actual, desactivar CPNU pausa la cobertura de todas las fuentes; los períodos anteriores se conservan. Pausar consultas no equivale por sí solo a terminar el contrato ni a eliminar datos. Cualquier componente fijo, anticipo o compromiso vigente se rige por lo expresamente contratado.

Bolsas y servicios adicionales

Las bolsas de consultas manuales y LUCIA Lite son independientes de la vigilancia programada. Se reponen el primer día de cada mes y no se acumulan. La vigilancia programada y sus análisis automáticos no las consumen. LUCIA PRO se presenta y liquida por separado, según sus condiciones. Los excedentes o servicios de pago adicionales requieren condiciones informadas y aceptadas.

Facturas y proyecciones

El estado de cobro es informativo: no es una factura electrónica ni acredita pagos recibidos. La proyección en COP antes de impuestos supone que se mantienen las configuraciones y el volumen actuales. El conteo técnico de consultas puede incluir soporte y reintentos y no se convierte, por sí solo, en cobro. En pagos anuales anticipados, el desglose mensual no constituye una mensualidad adicional; las altas y bajas se concilian con el anticipo y lo contratado.

La duración, renovación, vencimiento de pagos, permanencia y efectos económicos de la terminación deben constar en las condiciones aceptadas. Estos términos no establecen una permanencia, penalidad, renovación automática ni recargo por mora adicionales. Los reembolsos y demás derechos obligatorios se atienden conforme a la ley y a las condiciones válidamente pactadas.

9. Licencia y propiedad intelectual

El proveedor concede al cliente una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para utilizar las funciones contratadas durante la vigencia del servicio, por sus usuarios autorizados. El software, sus desarrollos y demás elementos protegidos pertenecen al proveedor o a sus respectivos titulares y licenciantes. Contratar ATALAIA no transfiere el código fuente ni la titularidad de esos derechos. Los registros oficiales y los contenidos del cliente conservan el régimen jurídico que les corresponda.

10. Confidencialidad y datos personales

Ambas partes deben proteger la información no pública recibida con ocasión del servicio y limitar su acceso a quienes la necesiten y estén sujetos a deberes de confidencialidad. Se exceptúa la información lícitamente pública, conocida de forma legítima sin ese deber o cuya revelación exija la ley o una autoridad competente, limitando la entrega a lo requerido.

FIX & LOGIC actúa como responsable para sus finalidades propias y como encargado cuando trata datos por instrucciones del cliente, según la política de tratamiento y el acuerdo aplicable. Que un dato provenga de una fuente judicial accesible no lo convierte en información de libre uso para cualquier finalidad. Los datos privados de una cuenta no se comparten con otros clientes; la información oficial de un mismo proceso puede coincidir en varias carteras.

11. Seguridad, mantenimiento e incidentes

El proveedor debe aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al tratamiento y a los riesgos, gestionar accesos y atender incidentes. El cliente debe colaborar en proteger sus credenciales, dispositivos y permisos. Ningún sistema es invulnerable. El uso de un proveedor de infraestructura no acredita una certificación propia de ATALAIA o FIX & LOGIC.

Las interrupciones planificadas se comunicarán con antelación razonable cuando sea posible; las medidas urgentes de seguridad pueden requerir actuación inmediata. Los incidentes que afecten datos personales se atenderán y comunicarán a responsables, titulares o autoridades cuando corresponda conforme a la ley y al acuerdo aplicable, con la información disponible.

12. Suspensión y cambios de servicio

Puede ser necesario restringir funciones o suspender el acceso por riesgos de seguridad, uso ilícito, orden de autoridad o incumplimientos que lo justifiquen conforme al contrato. La medida debe ser proporcional, y se informarán el motivo y las condiciones de restablecimiento cuando ello sea legal y técnicamente posible. Una pausa de consultas, una suspensión de acceso y un cambio de plan tienen efectos distintos y deben comunicarse como tales.

Las modificaciones sustanciales de cobertura, precio o prestaciones se informarán antes de su aplicación y requerirán aceptación cuando corresponda. No se considerará aceptado un nuevo cargo por la mera publicación de una versión de estos términos.

13. Terminación e información al cierre

El cliente puede solicitar la terminación mediante el canal de atención. Su fecha efectiva y los compromisos económicos pendientes se determinan conforme al acuerdo y a la ley; dejar de ingresar a la plataforma no equivale a notificar la terminación. Al finalizar, se detiene la prestación que corresponda y se coordina la devolución o exportación de la información del cliente y su supresión, con las limitaciones legales y técnicas que se informen.

No se exige mantener una cuenta activa para ejercer derechos sobre datos personales. Los documentos contables, evidencias contractuales y demás información que deba conservarse mantienen acceso restringido y las finalidades de conservación de la política de tratamiento. El cierre no elimina los expedientes originales de las fuentes oficiales.

14. Responsabilidad

Cada parte responde por sus obligaciones y por los daños que le sean imputables conforme al contrato y a la ley. Las limitaciones de las fuentes oficiales o la revisión profesional del usuario no exoneran al proveedor de sus propios incumplimientos. La fuerza mayor y las circunstancias externas se valoran según sus requisitos legales y el deber de mitigar sus efectos.

Estos términos no fijan un límite monetario de responsabilidad ni excluyen de forma general los daños. No restringen derechos irrenunciables ni la responsabilidad por dolo, culpa grave u otros supuestos que legalmente no admitan limitación. Las garantías y derechos del consumidor se aplican cuando exista una relación de consumo, aunque la cuenta corresponda a una organización.

15. Ley aplicable y controversias

La contratación con FIX & LOGIC SAS se rige por la ley colombiana, sin perjuicio de las normas imperativas de otras jurisdicciones que resulten aplicables. Las partes pueden buscar una solución directa a través del canal de atención y acudir a las autoridades competentes. Estos términos no imponen arbitraje ni renuncia a la jurisdicción, a reclamaciones de consumo o a los derechos de protección de datos.

La fecha indicada identifica la versión del documento. Las modificaciones se comunicarán antes de su aplicación cuando afecten las condiciones del cliente; no producen efectos retroactivos ni sustituyen las aceptaciones que requiera la ley.