Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación y contacto

FIX & LOGIC SAS, NIT 902.100.043-8, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, y dirección Cr 28 B No. 71 A 29, presta el servicio ATALAIA. Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales son atendidos por el área de Atención de datos personales y PQR de FIX & LOGIC SAS, a través de esteban.mogollon@ilogic.global. También puede comunicarse al teléfono +57 305 8656184. Estos canales también están disponibles para personas que no tengan una cuenta en la plataforma.

Esta política describe el tratamiento en la operación colombiana conforme a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. Las normas imperativas de otras jurisdicciones se aplican cuando corresponda; habilitar un país en una cuenta no elimina esas obligaciones.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

FIX & LOGIC es responsable cuando decide las finalidades y medios del tratamiento para gestionar sus prospectos, contratación, usuarios, facturación, soporte, eventos y seguridad de sus servicios. También debe responder como tal por los tratamientos propios que determine sobre información procedente de fuentes oficiales.

Actúa como encargado cuando trata información por cuenta del cliente y siguiendo sus instrucciones para vigilar su cartera, gestionar sus contactos y documentos o enviar los resúmenes a sus destinatarios. En esos casos, el cliente determina la finalidad y debe contar con la habilitación legal correspondiente. El alcance concreto se regula en el acuerdo de tratamiento aplicable y las instrucciones documentadas del responsable.

La calidad de responsable o encargado depende del tratamiento real. Una instrucción del cliente no autoriza finalidades incompatibles ni el aprovechamiento independiente de sus documentos privados. Las solicitudes se atenderán dentro de nuestras competencias y se remitirán al responsable correspondiente cuando proceda, informando al solicitante.

3. Datos y procedencia

• Prospectos y cotizaciones: empresa, persona de contacto, correo, teléfono, país, configuración solicitada, propuesta y evidencia de la solicitud y autorización recabada.
• Cuentas y equipo: nombre, correo, organización, rol, permisos y datos de autenticación. Las contraseñas se guardan mediante funciones de derivación de clave, no como texto legible.
• Información del cliente: contactos, destinatarios, responsables, notas, actividades, agenda, documentos y mensajes que usuarios autorizados incorporen o generen al utilizar las funciones disponibles.
• Información judicial: identificadores, despachos, actuaciones, documentos y sujetos procesales que permitan consultar las fuentes oficiales habilitadas. Pueden existir restricciones o categorías de datos que requieran protección especial.
• Operación y soporte: registros de acceso y uso, incidencias, consultas técnicas, comunicaciones y evidencias necesarias para gestionar seguridad, soporte y cumplimiento.
• Contratación y cobro: identificación contractual y tributaria, plan, consumo, documentos de cobro y registros de pagos que correspondan.
• Eventos: nombre, correo y, si se aportan, teléfono y perfil profesional o académico; inscripción, cupo, asistencia y beneficios anunciados.

Los datos pueden provenir de su titular, de usuarios del cliente, de fuentes oficiales o de la utilización del servicio. Se debe limitar la información a la necesaria para cada finalidad. No debe cargarse un expediente completo cuando baste un documento o fragmento pertinente.

4. Finalidades y habilitación

• Atender solicitudes de información, preparar propuestas y gestionar la contratación. Una cotización no crea una cuenta de pago ni suscribe a campañas.
• Autenticar usuarios, administrar permisos y prestar las funciones contratadas.
• Consultar procesos según su frecuencia, detectar y clasificar novedades, generar resúmenes y entregarlos a destinatarios autorizados.
• Procesar documentos y consultas de asistencia con IA cuando se utilicen esas funciones, bajo el contexto y permisos correspondientes.
• Gestionar soporte, seguridad, incidentes, cobro, obligaciones legales y solicitudes de titulares.
• Administrar eventos, cupos, asistencia, confirmaciones y beneficios anunciados.
• Enviar comunicaciones promocionales únicamente con autorización específica cuando se requiera, separada de las comunicaciones necesarias del servicio.

Cuando sea exigible, el tratamiento requiere autorización previa, informada y verificable. Las excepciones legales a la autorización no suprimen los demás deberes de protección de datos. El silencio no equivale a consentimiento. La aceptación de términos no autoriza por sí sola cualquier finalidad de tratamiento ni la publicidad comercial.

No vendemos datos personales ni entregamos información privada de una cuenta a otros clientes para sus fines comerciales. Los contactos y contenidos privados se separan por cuenta y permisos. Los registros oficiales de un mismo proceso pueden formar parte de varias carteras; esa coincidencia no habilita a compartir notas, documentos privados o información interna.

5. Información judicial, datos sensibles y menores

Que un portal permita consultar un expediente no significa que todos sus datos sean públicos ni que puedan reutilizarse sin límites. Deben respetarse la finalidad, necesidad, calidad, circulación restringida, confidencialidad y las reservas del expediente. No se ofrece acceso a información reservada por el solo hecho de registrar un radicado.

Los documentos judiciales pueden contener datos sensibles, como información de salud, o datos de niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento exige las condiciones legales especiales: autorización explícita cuando corresponda u otra excepción legal aplicable, acceso limitado y protección reforzada. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Tratándose de menores, deben respetarse su interés superior, sus derechos y los requisitos de participación y representación exigidos por la ley.

Si identifica información reservada, excesiva o divulgada indebidamente, comuníquelo al canal de atención para evaluar su restricción, corrección o supresión en ATALAIA. La información pública de origen no justifica mantener copias sin una finalidad y habilitación válidas.

6. Inteligencia artificial

La clasificación de actuaciones, LUCIA Lite, LUCIA PRO y el procesamiento documental pueden requerir enviar al proveedor tecnológico el texto o contexto necesario para la función solicitada. Según la función, ese contexto puede incluir documentos, mensajes, información de la cartera o datos personales. No se limita necesariamente al texto de una actuación.

Deben limitarse los datos enviados, aplicarse controles de acceso y verificarse las condiciones del proveedor y las instrucciones del cliente. No debe utilizarse una función de IA para información cuya entrega al proveedor no esté autorizada o legalmente habilitada. La protección contractual, el destino y las condiciones de uso de los datos deben evaluarse para cada servicio; esta política no promete anonimato, ausencia de retención ni exclusión de entrenamiento que no estén acreditados para el proveedor y la configuración utilizados.

Las clasificaciones y respuestas pueden ser inexactas. No reemplazan la revisión humana ni justifican decisiones sobre una persona basadas únicamente en un resultado automatizado. Los datos inexactos utilizados en esas funciones también pueden ser objeto de rectificación.

7. Proveedores y circulación internacional

La operación puede requerir proveedores de infraestructura, correo, modelos de IA y soporte, con acceso limitado a los datos necesarios y obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento. Los servidores bajo control del proveedor no implican que todos los servicios o todos los datos permanezcan en Colombia.

Una transmisión permite a un encargado tratar datos por cuenta del responsable; unatransferencia los entrega a otro responsable. Las transmisiones nacionales e internacionales deben sujetarse al contrato y a las exigencias legales aplicables. Las transferencias internacionales requieren un destino permitido o una excepción o habilitación válida. La intervención de un proveedor extranjero no elimina estas obligaciones.

Puede solicitar información sobre los destinatarios, servicios y lugares de tratamiento que correspondan a sus datos, respetando los límites legítimos de seguridad y confidencialidad. Los acuerdos con clientes deben identificar los proveedores autorizados y las instrucciones para el tratamiento delegado; esta política no los autoriza de forma ilimitada.

8. Seguridad e incidentes

Se aplican controles de acceso y separación por cuenta, gestión de permisos y protección de credenciales. Las medidas técnicas y organizativas deben ser apropiadas al riesgo y revisarse ante cambios o incidentes. Los usuarios deben custodiar sus credenciales y comunicar accesos o divulgaciones indebidas. No existe una garantía de invulnerabilidad.

Los incidentes deben investigarse, contenerse y comunicarse a responsables, titulares y autoridades cuando legal o contractualmente corresponda. Una certificación de un proveedor de infraestructura no constituye una certificación de FIX & LOGIC o de ATALAIA.

9. Conservación, cierre y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad informada y las obligaciones legales aplicables. La vigencia de las bases de datos depende de esas finalidades; no habilita una conservación indefinida de cada registro. Deben revisarse los datos que ya no sean necesarios y suprimirse o anonimizarse cuando proceda.

• Los datos de cuenta y contenidos privados se mantienen para prestar el servicio y atender su cierre, devolución o supresión, sujetos a las instrucciones y obligaciones aplicables.
• Las propuestas y datos de eventos se conservan para gestionar la solicitud, los beneficios y las obligaciones que de ellos se deriven; un contacto no autoriza conservarlos indefinidamente para campañas.
• Los soportes contables, contractuales y de cumplimiento se conservan durante los términos legalmente exigibles, con finalidad y acceso limitados.
• Los registros de seguridad y copias de respaldo se sujetan a la necesidad de protección y recuperación y a su ciclo de conservación; no deben utilizarse para reactivar finalidades extinguidas.

Archivar un proceso, pausar consultas o cerrar una cuenta son acciones diferentes de una solicitud de supresión. Cada solicitud se evalúa sobre los datos que tratamos. No se rechaza automáticamente porque la información siga en el portal oficial. FIX & LOGIC no puede modificar el expediente original del despacho, pero sí debe resolver lo que corresponda sobre sus propias copias y comunicar las razones de cualquier conservación exigida por la ley.

10. Derechos de los titulares

Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; conocer el uso que se les ha dado; acceder gratuitamente en los términos legales; revocar la autorización y solicitar supresión cuando proceda. Puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, según corresponda.

La revocatoria o supresión puede tener límites cuando exista un deber legal o contractual válido de conservar la información. Se debe explicar el fundamento y limitar su tratamiento a la finalidad que justifica conservarla. Rechazar publicidad no afecta el acceso a funciones que no dependan de esa autorización.

11. Procedimiento de consultas y reclamos

Escriba al correo de atención indicando su nombre, medio de respuesta, relación con los datos y solicitud. Para reclamos, describa los hechos, identifique los datos y adjunte los soportes pertinentes. Puede actuar el titular, su representante o quien esté legalmente habilitado. Se verificará su identidad o representación de forma proporcional antes de entregar datos o efectuar cambios; no se exige una cuenta activa.

Consultas

Se atienden en diez días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informarán oportunamente las razones y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos

Si están incompletos, se solicitará subsanarlos dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses desde ese requerimiento sin la información solicitada, se entiende desistido el reclamo. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos días hábiles e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, debe incluirse la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en la base de datos en un máximo de dos días hábiles, hasta resolverlo. La respuesta se dará dentro de los quince días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción. Si hace falta una prórroga, se informarán antes del vencimiento los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al término inicial.

Si no desea recibir resúmenes de un proceso, puede pedir la baja al cliente que lo configuró o comunicarlo a FIX & LOGIC para atender o canalizar la solicitud. Esto es distinto de modificar las notificaciones que emite una autoridad judicial.

12. Versiones y cambios

La fecha indicada identifica esta versión. Los cambios sustanciales deben comunicarse de manera oportuna antes de su aplicación. Cuando se amplíe una finalidad que requiera autorización, deberá recabarse la correspondiente autorización antes de ese nuevo tratamiento; publicar una política o enviar un aviso no la sustituye.